întrebări începător Saga PS

[ilioiud97]

Salutare tuturor!

Am câteva întrebări de începător. Le-am trimis și la sagasoft, dar nu înțeleg unele dintre răspunsuri.

• 1. Cum se introduc date în cazul plății urmate de emiterea ulterioară a facturii? Exemplu: plată pe bază de proformă sau plată prin internet și factură cu data ulterioară plății. Mi s-a zis: "Inregistrati pe cont de avans." Ce înseamnă asta efectiv în pași de realizat în program?
  2. Nu am încasări numerar, dar fac plăți numerar. Ca urmare, casa are sold negativ. E OBLIGATORIU să fac un transfer din bancă în casă pentru a face soldul zero? Când trebuie făcut acest transfer, la începutul lunii (o sumă estimată, acoperitoare) sau la sfârșitul lunii (suma exactă cheltuită)?
  3. Am o achiziție intracomunitară de servicii lunară (un fel de abonament). Factura e în USD, cu plată automată din bancă (debitare card cont RON). Banca transformă USD în EUR și apoi EUR în RON la cursurile proprii din ziua plății. Plata se face în RON și o înregistrez ca plată prin bancă în RON. În saga PS, înregistrez factura la cursul BNR pentru USD-RON din data facturii SAU din data plății?

Mulțumesc anticipat.

[tomac]

Înțeleg că folosiți SAGA PS
1. Nu există noțiunea de plăți în avans ca în contabilitatea în partidă dublă. Puteți să vă creați un tip de operații, numit avansuri achitate, ce să fie preluat în RJIP dar să nu fie setat ca o cheltuială sau venit. Apoi operați o plată simplă pe acel tip la data la care efectuați plata efectivă.
Atunci când primiți factura, după validare dați-o în plată prin casă sau bancă în funcție de cum ați achitat-o în avans, pentru a o stinge din evidența operativă. Concomitent, în aceiași zi, intri la casă sau bancă - în funcție de cum ai achitat și introduci o linie nouă de plată cu tip P pe tipul de avansuri dar cu sumă negativă.
2. Nu există registru de casă la PF. Dar plățile pentru afacere s-au făcut numerar. Numerarul trebuia să existe de undeva. Dacă e vorba de bani proprii puteți să înregistrați un aport propriu dacă doriți. Aportul se va înregistra pe un tip distinct creat similar tipului de avansuri indicat anterior.
3. La cursul din data facturii.

[ilioiud97]

Mulțumesc pentru răspuns, dar nu prea înțeleg.

1. Am încercat în program următoarea procedură: am înregistrat o factură la data de 02.10.2015. Am înregistrat o plată prin bancă la data de 01.10.2015. Când am înregistrat plata, am bifat factura respectivă din lista care a apărut. E greșit? Dacă da, de ce?
2. Din răspunsul dvs înțeleg că da, este obligatoriu să fac un transfer în casă pentru a nu avea sold negativ. De ce trebuie să fie aport propriu? Nu pot să folosesc încasările pe care le am?

Mulțumesc anticipat.

[tomac]

1. Nu trebuie să introduceţi nici o factură. Nici nu am spus asta. Operaţi o plată la casă sau bancă, pe tipul nou creat.
2. Nici asta nu am spus. Am spus că o plată pentru afacere se face fie din banii afacerii fie din bani împrumutaţi pentru afacere. Ori dacă nu există numerar suficient încasat din veniturile aduse de afacere, dar totuşi se face o plată în numerar înseamnă că:
- fie există sume ridicate din cont, anterior sau la data plăţii
- fie plata în numerar s-a făcut aşa pentru că diferenţa dintre numerarul încasat din afacere şi cel utilizat la plată a fost împrumutat. Aportul e un împrumut al persoanei pentru afacere

[ilioiud97]

Vă mulțumesc pentru răbdare.

În problema numerarului, să zicem că am lămurit-o.

În problema avansului, tot n-am înțeles. Situația apare la unele achiziții de pe internet. Plătesc azi și se livrează după o săptămână, iar factura are data livrării.

Care ar fi pașii în program:

- Creez tipul de operație "Avans". Bifez "Preluare în RJIP" și nu aleg nimic la "Tip".
- Înregistrez plata în bancă, cu acest tip. La explicații scriu ce am plătit.
- Când vine factura, ce fac cu ea? Nu trebuie înregistrată?

Mulțumesc.

[tomac]

Ok. Nu înțelegeți pentru că, din câte se pare nu sunteți familiarizat cu contabilitatea, în acest caz cu cea în partidă simplă.
Să vă explic.
Dacă faceți o plată anticipată către o persoană, plătiți un avans către un furnizor, atunci plata se va înregistra în registrul de încasări și plăți la data efectuării ei. Orice plată sau încasare se înregistrează în RJIP la momentul în care se efectuează.
În mod normal pentru avansurile plătite, furnizorul ar trebui să vă emită factură. Iar la livrarea bunurilor/serviciilor să vă storneze avansul. Dar e posibil să nu se întâmple asta ci să achitați avansul și apoi să fie emisă factură finală.
În acest caz ulterior plății primiți o factură. Și o înregistrați. Dar în realitate nu datorați acea sumă pentru că deja este achitată în avans.
Întrucât la data plății avansului nu puteați stinge o factură, plata se înregistrează ca o plată simplă nu ca una de factură. Dar rămâne de rezolvat situația furnizorului. Cum se face asta? Stornând plata de avans și re-introducând aceiași sumă, dar pozitiv, ca o plată de factură. Așa se reglează avansul dar se și stinge factura din evidența operativă a furnizorilor.
Să vă răspund și la mail reluând postarea de aici?

[ilioiud97]

Nu e nevoie să îmi răspundeți și la mail. Nu am știut că e același lucru să întreb aici sau pe e-mail.
De fapt, am primit un răspuns similar de la un coleg al dvs.

Vă întreb ce l-am întrebat și pe el:
ar fi greșit (din punct de vedere al programului) să înregistrez plata în momentul în care am factura?
Adică înregistrez factura cu data de azi și, la plăți din bancă, înregistrez o plată cu data anterioară pe care o împerechez cu factura de azi. E greșită această abordare (din punct de vedere al programului adică are implicații asupra altor părți - RJIP, JV etc)?

SAU

înregistrez plata (P) azi, iar peste o săptămână când primesc factura, o înregistrez și pe ea și apoi modific plata în PF și o împerechez cu factura proaspăt primită.

Totuși, dacă aș ține contabilitatea în excel sau pe hârtie (în Registru), aș trece plata și, ulterior, aș completa (sau nu) numărul facturii. E nevoie în Saga de toată complicația cu avans+stornare avans+plata factură? Acum îmi dau seama că, de fapt, operația a treia (PF) este exact prima variantă descrisă mai sus.

Mă gândesc mai departe, înregistrarea avansului e necesară pentru a respecta "la sânge" regulile contabilității în partidă simplă și pentru ca, în cazul unui control în intervalul dintre plată și primirea facturii să fie totul în regulă. Cred că am înțeles. E mai bună varianta a doua expusă mai sus.

Vă mulțumesc pentru discuție. Dacă greșesc, vă rog să mă corectați. Nu mă supăr.
Mă pricep (zic eu) la contabilitate în partidă simplă, dar în Excel .

[tomac]

Trebuie să înțelegeți că indiferent cum ați conduce contabilitatea în partidă simplă cu SAGA sau în Excel documentele se operează la data lor. Dacă pe 2 septembrie ați plătit un avans și factura s-a emis în 30 septembrie, atunci plata avansului se va contabiliza pe 2 septembrie. Și se va contabiliza ca atare.
SAGA față de un simplu tabel în Excel permite și conducerea unei evidențe operative a furnizorilor și clienților. Iar dacă la data plății nu aveți o factură, atunci operând la 2/09 o plată simplă și-n 30/09 factura, aceasta din urmă ar rămâne neachitată.
De aceea e nevoie de aceste stornări.
Ca o soluție alternativă - ați mai fi putut modifica plata avansului în plată de factură.
Dar asta pentru că, probabil, sunteți neplătitor de TVA. Dacă ați fi plătitor de TVA și ați aplica TVA la încasare lucrurile s-ar complica puțin pentru că atunci suma TVA dedusă ar depinde de suma achitată pe factură. Și în acest caz nu ar merge cu plată de factură în 02/09 ci așa cum v-am scris eu - cu stornare de avans.

Acum dacă ar fi să vedeți cum s-ar lucra corect:
- mi se cere un avans și-l achit
- furnizorul este obligat să-mi emită o factură pentru avans
- eu operez factura de avans și plata facturii
- la data livrării bunurilor sau serviciilor îmi emite o factură pentru acestea unde pe ultima line îmi stornează avansul facturat inițial sau îmi emite două facturi - una pentru bunuri și/sau servicii și una pentru stornarea avansului la nivelul sumei celei mai mici dintre avansul achitat și valoarea bunurilor/serviciilor primite, caz în care pot apărea 3 situații
a. restul de plată este zero. avansul este egal cu valoarea bunurilor/serviciilor facturate și toate lucrurile sunt ok
b. restul de plată este zero, dar avansul achitat este mai mare decât valoarea bunurilor/serviciilor și rămâne ceva avans de reglat prin facturi (de bunuri/servicii respectiv stornare de avans) în perioade următoare
c. restul de plată este pozitiv, avansul fiind mai mic decât valoarea bunurilor/serviciilor. În acest din urmă caz mai rămâne ceva de plată.

[ilioiud97]

DA! Acum e clar. Cu factură de avans e clar.