Produsele proaspete (carne, mici) sunt protocol?
Scris: Lun Iul 21, 2025 12:03 am
Pot fi Produsele Alimentare Proaspete o Cheltuială de Protocol?
O societate comercială din România, plătitoare de impozit pe profit, poate înregistra în contabilitate achiziția de produse alimentare proaspete sau semipreparate drept cheltuieli de protocol, însă această abordare este corectă doar în anumite condiții stricte, fiind esențială justificarea scopului de afaceri al acestor achiziții. Tratamentul fiscal și contabil al cheltuielilor de protocol este reglementat precis de Codul Fiscal, iar o încadrare greșită poate atrage după sine consecințe fiscale nefavorabile.
Ce înseamnă "Cheltuieli cu Protocolul"?
În esență, cheltuielile de protocol reprezintă costurile suportate de o companie în scopul consolidării și dezvoltării relațiilor de afaceri cu partenerii (clienți, furnizori, potențiali colaboratori etc.). Acestea sunt efectuate pentru a crea o imagine favorabilă companiei și pentru a facilita un mediu propice negocierilor și colaborărilor.
Spre deosebire de cheltuielile de reclamă și publicitate, care se adresează unui public larg și nedeterminat, cheltuielile de protocol au un caracter țintit, vizând parteneri de afaceri individualizați.
Exemple generale de cheltuieli de protocol includ:
Organizarea de mese de afaceri: Acoperirea costurilor unor prânzuri sau cine la restaurante, în cadrul cărora se poartă discuții de afaceri.
Oferirea de cadouri simbolice: Cadouri oferite partenerilor de afaceri cu ocazia unor sărbători (Crăciun, Paște), aniversări ale companiei partenere sau în cadrul unor întâlniri de afaceri. Acestea pot include agende personalizate, pixuri, coșuri cadou etc.
Organizarea de evenimente pentru parteneri: Recepții, cocktail-uri sau alte evenimente menite să reunească partenerii de afaceri într-un cadru informal.
Asigurarea de protocol în cadrul întâlnirilor la sediul firmei: Oferirea de cafea, apă, sucuri, produse de patiserie sau gustări partenerilor care vizitează sediul companiei.
Înregistrarea Produselor Alimentare Proaspete sau Semipreparate ca și Cheltuieli de Protocol
Revenind la întrebarea inițială, achiziționarea de produse alimentare proaspete (legume, fructe, carne etc.) sau semipreparate poate fi considerată o cheltuială de protocol dacă societatea poate demonstra fără echivoc că aceste produse au fost utilizate exclusiv în scop de protocol.
Scenariul corect: Societatea achiziționează aceste produse pentru a pregăti o masă la sediul său pentru o delegație a unui client important. În acest caz, costul materiilor prime poate fi înregistrat ca o cheltuială de protocol.
Scenarii incorecte sau cu risc fiscal ridicat:
Achiziționarea regulată de produse alimentare care sunt consumate de către angajații companiei. Acestea reprezintă avantaje de natură salarială și se impozitează ca atare.
Achiziționarea de produse alimentare fără a putea demonstra cui i-au fost oferite și în ce context de afaceri. Lipsa documentelor justificative clare poate duce la reconsiderarea acestor cheltuieli ca fiind nedeductibile.
Tratamentul Fiscal și Contabil
Înregistrarea Contabilă: Cheltuielile de protocol se înregistrează în contul 6231 "Cheltuieli de protocol".
Deductibilitate la Calculul Impozitului pe Profit: Cheltuielile de protocol sunt deductibile limitat, în cota de 2% aplicată asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol înregistrate în cursul anului. Formula de calcul a plafonului este:
Plafon deductibil=2%×(Profit contabil+Cheltuieli cu impozitul pe profit+Cheltuieli de protocol)
Suma care depășește acest plafon este considerată cheltuială nedeductibilă și va majora rezultatul fiscal la calculul impozitului pe profit.
Taxa pe Valoarea Adăugată (TVA):
Deductibilitatea TVA: Societatea are dreptul la deducerea TVA aferentă achizițiilor pentru cheltuielile de protocol.
Colectarea TVA: În cazul cadourilor oferite partenerilor, dacă valoarea individuală a unui cadou depășește 100 de lei (fără TVA), societatea are obligația să colecteze TVA pentru suma care depășește acest plafon. Această colectare se realizează, de regulă, prin emiterea unei autofacturi. Pentru serviciile de masă la restaurant, de exemplu, TVA-ul este deductibil integral, fără a se mai pune problema colectării, indiferent de valoarea facturii, atâta timp cât cheltuiala este justificată ca fiind în scop de protocol.
Documente Justificative Esențiale
Pentru ca o cheltuială de protocol, în special cea constând în produse alimentare, să fie acceptată de organele fiscale, este crucială existența unor documente justificative solide care să ateste scopul de afaceri. Acestea pot include:
Facturi fiscale sau bonuri fiscale pentru achiziția produselor.
Referat de necesitate: Un document intern aprobat de conducerea societății, care să explice scopul acțiunii de protocol (ex: "Masă de lucru cu delegația companiei X în data de... pentru negocierea contractului Y").
Listă de participanți: O listă cu persoanele care au beneficiat de acțiunea de protocol, cu menționarea companiei pe care o reprezintă.
Proces-verbal al întâlnirii: Un document care să rezume discuțiile purtate și deciziile luate în cadrul întâlnirii de afaceri.
Orice alt document care poate susține legătura dintre cheltuială și activitatea economică a societății (corespondență prin e-mail, oferte, etc.).
Concluzie: Abordarea de a înregistra produse proaspete sau semipreparate ca și cheltuieli de protocol este corectă doar dacă scopul final este unul de protocol, demonstrabil cu documente justificative clare și complete. O atenție deosebită trebuie acordată pentru a nu se confunda aceste cheltuieli cu cele de natură salarială sau cu cele efectuate în interesul personal al asociaților sau administratorilor, cazuri în care tratamentul fiscal este complet diferit și mult mai oneros pentru companie. O planificare și documentare riguroasă sunt esențiale pentru a evita riscurile fiscale.
O societate comercială din România, plătitoare de impozit pe profit, poate înregistra în contabilitate achiziția de produse alimentare proaspete sau semipreparate drept cheltuieli de protocol, însă această abordare este corectă doar în anumite condiții stricte, fiind esențială justificarea scopului de afaceri al acestor achiziții. Tratamentul fiscal și contabil al cheltuielilor de protocol este reglementat precis de Codul Fiscal, iar o încadrare greșită poate atrage după sine consecințe fiscale nefavorabile.
Ce înseamnă "Cheltuieli cu Protocolul"?
În esență, cheltuielile de protocol reprezintă costurile suportate de o companie în scopul consolidării și dezvoltării relațiilor de afaceri cu partenerii (clienți, furnizori, potențiali colaboratori etc.). Acestea sunt efectuate pentru a crea o imagine favorabilă companiei și pentru a facilita un mediu propice negocierilor și colaborărilor.
Spre deosebire de cheltuielile de reclamă și publicitate, care se adresează unui public larg și nedeterminat, cheltuielile de protocol au un caracter țintit, vizând parteneri de afaceri individualizați.
Exemple generale de cheltuieli de protocol includ:
Organizarea de mese de afaceri: Acoperirea costurilor unor prânzuri sau cine la restaurante, în cadrul cărora se poartă discuții de afaceri.
Oferirea de cadouri simbolice: Cadouri oferite partenerilor de afaceri cu ocazia unor sărbători (Crăciun, Paște), aniversări ale companiei partenere sau în cadrul unor întâlniri de afaceri. Acestea pot include agende personalizate, pixuri, coșuri cadou etc.
Organizarea de evenimente pentru parteneri: Recepții, cocktail-uri sau alte evenimente menite să reunească partenerii de afaceri într-un cadru informal.
Asigurarea de protocol în cadrul întâlnirilor la sediul firmei: Oferirea de cafea, apă, sucuri, produse de patiserie sau gustări partenerilor care vizitează sediul companiei.
Înregistrarea Produselor Alimentare Proaspete sau Semipreparate ca și Cheltuieli de Protocol
Revenind la întrebarea inițială, achiziționarea de produse alimentare proaspete (legume, fructe, carne etc.) sau semipreparate poate fi considerată o cheltuială de protocol dacă societatea poate demonstra fără echivoc că aceste produse au fost utilizate exclusiv în scop de protocol.
Scenariul corect: Societatea achiziționează aceste produse pentru a pregăti o masă la sediul său pentru o delegație a unui client important. În acest caz, costul materiilor prime poate fi înregistrat ca o cheltuială de protocol.
Scenarii incorecte sau cu risc fiscal ridicat:
Achiziționarea regulată de produse alimentare care sunt consumate de către angajații companiei. Acestea reprezintă avantaje de natură salarială și se impozitează ca atare.
Achiziționarea de produse alimentare fără a putea demonstra cui i-au fost oferite și în ce context de afaceri. Lipsa documentelor justificative clare poate duce la reconsiderarea acestor cheltuieli ca fiind nedeductibile.
Tratamentul Fiscal și Contabil
Înregistrarea Contabilă: Cheltuielile de protocol se înregistrează în contul 6231 "Cheltuieli de protocol".
Deductibilitate la Calculul Impozitului pe Profit: Cheltuielile de protocol sunt deductibile limitat, în cota de 2% aplicată asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol înregistrate în cursul anului. Formula de calcul a plafonului este:
Plafon deductibil=2%×(Profit contabil+Cheltuieli cu impozitul pe profit+Cheltuieli de protocol)
Suma care depășește acest plafon este considerată cheltuială nedeductibilă și va majora rezultatul fiscal la calculul impozitului pe profit.
Taxa pe Valoarea Adăugată (TVA):
Deductibilitatea TVA: Societatea are dreptul la deducerea TVA aferentă achizițiilor pentru cheltuielile de protocol.
Colectarea TVA: În cazul cadourilor oferite partenerilor, dacă valoarea individuală a unui cadou depășește 100 de lei (fără TVA), societatea are obligația să colecteze TVA pentru suma care depășește acest plafon. Această colectare se realizează, de regulă, prin emiterea unei autofacturi. Pentru serviciile de masă la restaurant, de exemplu, TVA-ul este deductibil integral, fără a se mai pune problema colectării, indiferent de valoarea facturii, atâta timp cât cheltuiala este justificată ca fiind în scop de protocol.
Documente Justificative Esențiale
Pentru ca o cheltuială de protocol, în special cea constând în produse alimentare, să fie acceptată de organele fiscale, este crucială existența unor documente justificative solide care să ateste scopul de afaceri. Acestea pot include:
Facturi fiscale sau bonuri fiscale pentru achiziția produselor.
Referat de necesitate: Un document intern aprobat de conducerea societății, care să explice scopul acțiunii de protocol (ex: "Masă de lucru cu delegația companiei X în data de... pentru negocierea contractului Y").
Listă de participanți: O listă cu persoanele care au beneficiat de acțiunea de protocol, cu menționarea companiei pe care o reprezintă.
Proces-verbal al întâlnirii: Un document care să rezume discuțiile purtate și deciziile luate în cadrul întâlnirii de afaceri.
Orice alt document care poate susține legătura dintre cheltuială și activitatea economică a societății (corespondență prin e-mail, oferte, etc.).
Concluzie: Abordarea de a înregistra produse proaspete sau semipreparate ca și cheltuieli de protocol este corectă doar dacă scopul final este unul de protocol, demonstrabil cu documente justificative clare și complete. O atenție deosebită trebuie acordată pentru a nu se confunda aceste cheltuieli cu cele de natură salarială sau cu cele efectuate în interesul personal al asociaților sau administratorilor, cazuri în care tratamentul fiscal este complet diferit și mult mai oneros pentru companie. O planificare și documentare riguroasă sunt esențiale pentru a evita riscurile fiscale.